L’amministratore di condominio può negare al condomino copia dei documenti?
Accesso ai registri, giustificativi di spesa, rendicontazione e costi delle copie della documentazione condominiale
L’amministratore non può negare in via generale al condomino l’accesso alla documentazione condominiale che la legge consente di visionare. Per i documenti giustificativi di spesa è previsto il diritto di prenderne visione in ogni tempo e di estrarne copia a proprie spese; per registri e altra documentazione occorre considerare le specifiche regole applicabili e organizzare la richiesta in modo preciso.
Quali documenti possono essere richiesti
La documentazione condominiale comprende registri, rendiconti, giustificativi di spesa, fatture, estratti e altri atti relativi alla gestione. Non tutte le richieste hanno però lo stesso oggetto: è utile indicare con precisione periodo e documenti desiderati.
Giustificativi di spesa
I condomini e i titolari di diritti reali o di godimento sulle unità immobiliari possono prendere visione dei documenti giustificativi di spesa ed estrarne copia a proprie spese. Il diritto di controllo consente di verificare le voci che confluiscono nella gestione condominiale.
Registri e orari di accesso
All’accettazione e al rinnovo dell’incarico l’amministratore deve comunicare, tra le altre informazioni, il luogo in cui si trovano determinati registri e i giorni e gli orari in cui gli interessati possono prenderne visione, ottenendo copia nei termini previsti. Una richiesta può quindi essere coordinata con queste modalità organizzative.
Il costo delle copie
Il diritto di ottenere copia non significa necessariamente che riproduzione e invio debbano essere gratuiti. La disciplina richiama il rimborso della spesa o l’estrazione a proprie spese in relazione ai documenti considerati. Il costo deve essere distinto da un ostacolo ingiustificato all’accesso.
Privacy e dati di altri soggetti
La presenza di dati personali non autorizza automaticamente un rifiuto totale della documentazione che il condomino ha diritto di conoscere. Può però essere necessario valutare come rendere disponibili le informazioni nel rispetto dei dati non pertinenti o di soggetti terzi.
Richieste troppo generiche
Una richiesta come «mandatemi tutti i documenti degli ultimi anni» può creare difficoltà operative e contestazioni sul perimetro. Indicare esercizio, fattura, fornitore, delibera o categoria di documenti rende più semplice verificare il diritto e organizzare l’accesso.
Se l’amministratore non risponde
È utile conservare la richiesta e formulare un sollecito scritto specificando i documenti, il periodo e la modalità richiesta per visione o copia. L’eventuale rifiuto va poi valutato in relazione al tipo di documento e alle ragioni concretamente indicate.
Conservazione dei documenti
Per la documentazione contabile e giustificativa esistono obblighi di conservazione. Questo rafforza l’importanza di una gestione ordinata e rende possibile il controllo anche su esercizi precedenti entro i periodi previsti.
Domande correlate
Il condomino può vedere le fatture dei fornitori? I giustificativi di spesa rientrano nella documentazione consultabile secondo la disciplina condominiale.
L’amministratore può chiedere il costo delle copie? La copia può comportare il rimborso delle spese previste; ciò non equivale a poter impedire l’accesso.
Serve aspettare l’assemblea annuale? Per i documenti giustificativi di spesa il diritto di visione non è limitato al solo momento dell’assemblea.
Lo Studio Legale Avv. Emanuela Zardo tratta questioni condominiali nelle sedi di Montebelluna e Castelfranco Veneto, valutando richieste di accesso, rendiconti e documentazione della singola gestione.
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