Fatture non pagate: ordini, DDT e contestazioni nel fascicolo del credito
Un cliente non paga una fornitura e sostiene che la merce non corrisponde all’ordine. In una situazione del genere, il fascicolo del credito non può essere composto soltanto dalle fatture scadute. Occorre ricostruire ciò che le parti hanno concordato, ciò che è stato consegnato o eseguito e le contestazioni emerse. Per artigiani, fornitori e PMI, questa raccolta è un passaggio concreto prima di valutare un sollecito, una trattativa o un’azione giudiziale.
1. L’accordo: ordine, preventivo e condizioni
Raccogliere il contratto, il preventivo accettato, l’ordine del cliente e la conferma d’ordine. Quando le intese si sono formate attraverso più scambi, conservare la sequenza completa delle email con gli allegati. Una singola schermata può lasciare fuori condizioni sul prezzo, sulle quantità, sui tempi o sulle modalità di pagamento.
Se sono intervenute modifiche, distinguere la versione iniziale da quelle successive. È utile annotare chi ha richiesto la variazione e dove risulta l’accettazione. Le condizioni generali richiamate dalle parti devono essere raccolte insieme all’accordo, senza dare per scontato che siano tutte applicabili.
2. La prestazione: consegne e lavori svolti
Per una vendita o fornitura possono essere rilevanti DDT, ricevute del trasportatore, verbali di consegna e corrispondenza sulla ricezione. Per servizi e lavori, possono essere utili rapportini, stati di avanzamento, verbali, elaborati consegnati e comunicazioni di completamento. Il valore dei singoli documenti dipende dal rapporto e dalle questioni discusse.
Un documento di consegna non risolve necessariamente ogni contestazione sulla qualità della prestazione. Occorre considerarlo insieme all’ordine, alle caratteristiche concordate e alle segnalazioni del cliente. Gli originali e i file completi vanno conservati, mantenendo distinta la documentazione originaria dalle note preparate per riepilogarla.
3. Il saldo: fatture, acconti e note di credito
Preparare un prospetto con numero e data della fattura, scadenza, importo, pagamenti ricevuti e residuo. Allegare le note di credito e gli accordi sulle dilazioni. Quando un bonifico copre più fatture, segnalare come è stato imputato e quali indicazioni ha fornito il cliente.
L’articolo 634 del codice di procedura civile riconosce, per i crediti indicati nel secondo comma, anche le fatture elettroniche trasmesse attraverso il Sistema di interscambio come prova scritta idonea nel procedimento per ingiunzione. Questo non rende automatico l’accoglimento della domanda né elimina l’esame delle contestazioni e degli altri presupposti.
4. Le contestazioni: includere anche i documenti sfavorevoli
Nel fascicolo devono entrare reclami, fotografie ricevute, richieste di sostituzione, proposte di riduzione del prezzo e risposte dell’impresa. Escludere gli scambi scomodi può alterare la valutazione del caso. È più utile distinguere i fatti condivisi da quelli contestati, specificando per ciascun punto quali documenti sono disponibili.
5. Un riepilogo per decidere il passo successivo
Una pagina iniziale può indicare le parti, il rapporto, il saldo richiesto, le scadenze, le contestazioni e gli eventuali accordi già proposti. Separare i fatti dalle valutazioni consente di discutere con maggiore precisione costi, iniziative possibili e informazioni ancora mancanti. Il recupero effettivo dipende anche dalla situazione del debitore; la presenza di documenti non garantisce l’incasso.
Lo Studio Legale dell’Avv. Emanuela Zardo presta assistenza nel recupero dei crediti e nei rapporti contrattuali tra imprese, con ricevimento su appuntamento a Castelfranco Veneto e Montebelluna, in provincia di Treviso.
Contenuto informativo generale: documenti, iniziative e termini devono essere valutati in relazione al singolo rapporto.
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