Aumenti imprevisti dei costi nelle forniture: il fornitore può alzare i prezzi?

Perché il tema riguarda direttamente le PMI

Negli ultimi anni molte imprese hanno ricevuto comunicazioni unilaterali di aumento prezzi o di sospensione consegne. La domanda ricorrente è se il fornitore possa modificare le condizioni economiche “in corsa” e in quali limiti l’impresa cliente possa opporsi o chiedere un riequilibrio. La risposta dipende da come è stato scritto il contratto, dalla natura dell’aumento e dalla condotta delle parti nella gestione dell’evento.

Aumento dei costi e modifica unilaterale del prezzo

In assenza di uno specifico accordo, l’aumento dei costi del fornitore non legittima, di per sé, una modifica unilaterale del prezzo pattuito. La prassi migliore è negoziare clausole di adeguamento chiare, che definiscano quando e come il prezzo può variare, con criteri oggettivi e limiti temporali e quantitativi. Dove non esistono tali clausole, ogni variazione richiede un accordo; imporla senza consenso espone a contestazioni e, nei casi più gravi, a responsabilità.

Clausole di adeguamento prezzo: elementi essenziali

Per risultare equilibrate e applicabili, le clausole di adeguamento dovrebbero:
• indicare indici o parametri terzi (listini materie prime, indici statistici, benchmark di settore)
• prevedere soglie di scostamento oltre le quali scatta l’adeguamento
• definire frequenza e modalità di calcolo (ad esempio trimestrale, con formula chiara)
• inserire limiti massimi e, se opportuno, anche scalini al ribasso quando i costi tornano a scendere
• disciplinare il preavviso e i tempi di entrata in vigore, per consentire all’acquirente di riorganizzare approvvigionamenti e listini
Un meccanismo trasparente riduce il rischio di interruzioni di fornitura e consente a entrambe le parti di pianificare.

Hardship e rinegoziazione: quando ha senso attivarle

Gli eventi che alterano in modo significativo l’equilibrio contrattuale – ad esempio incrementi straordinari del costo dell’energia o carenze di materie prime – possono gestirsi con clausole di hardship, che obbligano le parti a sedersi e rinegoziare in buona fede. Non sono uno “scarico” automatico dei costi sull’altra parte: servono a riaprire il tavolo con criteri e tempistiche definite, mantenendo la continuità operativa finché possibile.

Ordini in corso e nuovi ordini: distinzione pratica

La gestione è diversa a seconda che si parli di ordini già confermati o di nuove richieste. Per gli ordini in corso, il punto è verificare cosa prevedono contratto e conferme d’ordine circa prezzo e variazioni. Per gli ordini futuri è più semplice rinegoziare, ma conviene agire con chiarezza preventiva: listini aggiornati, validità temporale dell’offerta, eventuali tetti di adeguamento e priorità di evasione.

Continuità della fornitura e responsabilità per interruzione

La sospensione unilaterale delle consegne per ottenere aumenti immediati espone a rischi significativi, specie se la fornitura è critica per cicli produttivi o per commesse già assunte dall’acquirente. Nei contratti di fornitura continuativa o per componenti strategici, è prudente prevedere:
• livelli minimi di scorta di sicurezza e piani di continuità
• penali proporzionate per ritardi non giustificati
• facoltà di approvvigionarsi altrove in via temporanea se il fornitore non rispetta volumi/tempi
Questi strumenti vanno calibrati in modo realistico, evitando meccanismi punitivi che rendono instabile la relazione.

Informazioni, prove e tracciabilità

Se l’aumento è motivato da circostanze esterne, è utile che il fornitore esponga dossier sintetici (evidenze su costi energia, trasporti, materie prime). Per il cliente, è buona pratica richiedere tali elementi e conservare tutta la corrispondenza: richieste, controproposte, compromessi temporanei. La tracciabilità aiuta anche a definire eventuali adeguamenti retroattivi o conguagli.

Opzioni negoziali in caso di impasse

Quando l’intesa sul prezzo non si trova subito, possono esplorarsi soluzioni ponte:
• adeguamento parziale per un periodo limitato, con verifica programmata
• sharing di una parte dello scostamento rispetto ai parametri originari
• rimodulazione dei volumi o delle specifiche tecniche per contenere i costi
• estensione della durata in cambio di un tetto agli aumenti
Questi strumenti mantengono viva la fornitura e lasciano tempo ai mercati di stabilizzarsi.

Contratti quadro, appalti e servizi: attenzione alle differenze

Nei contratti quadro con ordini esecutivi, la clausola prezzo può risiedere nel quadro o nei singoli ordini: va verificata la sede corretta della rinegoziazione. Negli appalti di servizi (logistica, ICT, manutenzioni), gli aumenti impattano spesso sul monte ore o sui SLA: anche qui, parametri, soglie e preavvisi evitano fraintendimenti. Nei contratti con la GDO o marketplace, l’asimmetria di forza consiglia un’attenzione particolare a clausole di revisione e tempi di pagamento.

Penali, interessi e compensazioni

Se il fornitore ritarda per mesi senza accordi, possono maturare penali concordate o interessi su anticipi già versati per materiali mai consegnati. Viceversa, se l’acquirente trattiene pagamenti in attesa di chiarimenti sul prezzo, è prudente formalizzare accordi scritti che sospendano o disciplinino i termini, per non alimentare ulteriori pretese. La chiarezza contabile è parte della tutela.

Come impostare un contratto più solido “da subito”

Tre campi da presidiare:
1. Prezzo e adeguamenti: parametri oggettivi, soglie, limiti, tempi di preavviso, possibilità di revisione al ribasso.
2. Continuità operativa: scorte minime, piani di emergenza, facoltà di terzi approvvigionatori in casi qualificati.
3. Governance del rapporto: chi parla con chi, entro quali tempi, con quali documenti. Prevedere un comitato tecnico o referenti con potere di decisione accelera le soluzioni.

Errori ricorrenti da evitare
• Accettare formule vaghe (“adeguamento ai costi di mercato”) senza parametri.
• Annotare in e-mail impegni sostanziali senza poi riportarli nel testo contrattuale.
• Trascurare il preavviso: variazioni improvvise minano la fiducia e generano interruzioni.
• Firmare forniture critiche senza piani di continuità o alternative in caso di blocco.
• Dimenticare il ribasso quando i costi rientrano: la simmetria rafforza l’equilibrio.

Domande frequenti

Il fornitore può sospendere le consegne finché non accetto l’aumento?
In generale, la sospensione unilaterale in violazione di impegni presi espone a responsabilità. È ragionevole negoziare soluzioni temporanee, ma imporre condizioni senza base contrattuale torna raramente sostenibile.

Se non abbiamo una clausola di adeguamento, come ci si regola?
Si negozia un addendum con criteri chiari e temporanei, accompagnato da evidenze oggettive. Nel frattempo, si concordano volumi e tempi per evitare fermi produzione.

Possiamo prevedere un tetto massimo agli aumenti?
Sì, è frequente inserire cap annuali o per periodo, spesso abbinati a meccanismi di revisione al ribasso quando i parametri rientrano.

È utile un impegno di fornitura minima garantita?
Per prodotti critici, un minimo garantito con penali equilibrate tutela l’acquirente e incentiva il fornitore a pianificare. Va calibrato su capacità reali e lead time.

Come tutelarsi se i costi tornano a scendere?
Inserire espressamente la simmetria: l’adeguamento segue lo stesso parametro anche in diminuzione, con identica frequenza e soglie.